در طراحی یک دفتر اداری چه استانداردهایی باید رعایت شود؟
وجود استاندارد در طراحی مبلمان اداری و حتی نحوه چیدمان آن در فضای اداری، در سال‌های اخیر اهمیت زیادی پیدا کرده است. این اهمیت تا جایی پیش رفته است که در بسیاری از شرکت‌ها و یا فضاهای اداری و تجاری، تجهیز فضای اداری فقط به اهل فن و اشخاصی که آشنا به طراحی و دکوراسیون مبلمان اداری هستند سپرده می‌شود. از این رو رقابتی سخت در میان اهالی فن دکوراسیون و مبلمان اداری ایجاد شده است که در آن تلاش می‌کنند تا کارنامه کاری خود را با تجهیز شرکت‌های معتبر و فضاهای اداری مختلف به بهترین شیوه و توسط بهترین محصولات اداری از جمله صندلی اداری، میز اداری و یا کمد بایگانی، درخشان‌تر از سایر رقبا جلوه دهند.
اما در تجهیز فضای اداری موارد مهمی وجود دارد که رعایت آنها سبب افزایش رضایتمندی کارکنان و همچنین بهینه سازی فضای اداری می‌شود. دانستن این موارد چه برای تولیدکنندگان مبلمان اداری، چه برای مصرف‌کنندگان و چه برای افرادی که به حرفه تجهیز فضای اداری و تجاری مشغول هستند مهم است. تعدادی از این موارد را در زیر بررسی می‌کنیم.
ارگونومی مبلمان اداری:
یکی از مهم‌ترین نکاتی که در تجهیز فضای اداری باید مدنظر گرفته شود، ارگونومی مبلمان اداری است. اصل رعایت ارگونومی که در سال‌های اخیر مورد توجه همگان قرار گرفته است بر پایه‌ی حفظ سلامت و جلوگیری از ایجاد آسیب بدنی در مصرف‌کنندگان مبلمان اداری است. شاید در گذشته مبحثی به عنوان ارگونومی اهمین زیادی نداشت و مبلمان اداری بیشتر بر پایه‌ی زیبایی و استقامت ساخته می‌شد که گاهی نوع شکل محصولات اداری یا جنس بکار رفته در آنها، موجب ایجاد آسیب‌هایی در افراد می‌شد. ولی در حال حاضر در تولید مبلمان اداری اولین اصلی که باید رعایت شود ارگونومی است. پس به هنگام خرید مبلمان اداری حتماً به این نکته توجه داشته باشید که این تجهیزات، با وضعیت جسمانی افراد و میزان کار و همچنین نوع کار آنها مطابقت داشته باشد تا از ایجاد آسیب به آنها در استفاده‌های طولانی مدت جلوگیری شود. به طور مثال به هنگام تجهیز یک فضای اداری توسط صندلی اداری، باید به نوع صندلی اداری، جنس آن، امکانات آن مانند جک تنظیم ارتفاع و یا پشتی متحرک برای پر کردن گودی کمر دقت و توجه زیادی داشته باشیم.
جنس مبلمان اداری:
در ساخت مبلمان اداری مهم است که از چه جنسی استفاده می‌شود. در حال حاضر علاوه بر چوب و فلز، از مواد اولیه‌ی مصنوعی مانند پلاستیک یا فیبر نیز در ساخت مبلمان اداری استفاده می‌شود. مهم است که لوازم اداری خریداری شده با نوع استفاده و افرادی که قرار است از آن استفاده کنند هماهنگ باشد. به طور مثال برای استفاده کودکان، بهتر است از میز تحریر با جنس پلاستیک و با گوشه‌های نرم و گرد شده استفاده شود که هم وزن کمتری داشته باشد و هم در هنگام برخورد‌های ناگهانی هنگام بازی، آسیبی به کودک وارد نیاورد. یا برای محیط اداری و بایگانی و به هنگام ذخیره اطلاعات مهم و پرونده‌های محرمانه، باید از کمد فلزی استفاده شود تا امنیت اطلاعات بایگانی شده تضمین شود و پرونده‌ها از آسیب‌هایی مانند آتش سوزی و سرقت در امان بمانند.
هماهنگی مبلمان اداری با وضعیت جسمانی کارکنان:
ممکن است در یک اداره یا مرکز تجاری، تعدادی از کارکنان و یا مصرف‌کنندگان مبلمان اداری معلول بوده و امکان استفاده از مبلمان اداری را همانند سایرین نداشته باشند. همچنین افرادی که چپ دست هستند و برای نوشتن مطالب روی میز و صندلی اداری دچار مشکلاتی می‌شوند. و یا سالمندانی که قرار است در یک اداره و یا مرکز تجاری رفت و آمد و فعالیت داشته باشند. برای همه‌ی این عزیزان باید تمهیداتی درنظر گرفته شده و مبلمان اداری فضای مربوطه، متناسب با این افراد خریداری شود.
اهمیت رعایت استانداردها در یک اداره یا فضای تجاری چیست؟
رعایت استانداردها در طراحی و چیدمان مبلمان اداری چندین مزیت قابل توجه دارد:
حفظ سلامت کارکنان:
اولین اثر مطلوبی که رعایت استاندارد در مبلمان اداری ایجاد می‌کند، حفظ سلامتی کارکنان مجموعه است. مدیران یک مجموعه اداری و یا تجاری، با دلسوزی و حق‌شناسی به خوبی می‌توانند سلامتی کارکنان خود را در اولویت قرار داده و برای تجهیز فضای خود از مبلمان اداری استاندارد استفاده کنند. این امر باعث می‌شود کارمندان آن شرکت یا مجموعه در ساعت‌های کاری از آسیب‌های احتمالی کار در امان باشند و تمام انرژی خود را صرف فضای کاری و پیشبرد اهداف شرکت کنند.
افزایش بهره‌وری کارمندان:
زمانی که فضا برای کار مطلوب بوده و افراد به راحتی بتوانند از مبلمان اداری خود استفاده کنند، بهره‌وری آنها نیز افزایش یافته وکمتر به مسائل حاشیه‌ای می‌پردازند.
رعایت اصول زیبایی شناختی و پرستیژ شرکت:
استفاده از مبلمان اداری استاندارد اثر شگرفی روی کلاس کاری و زیبایی بصری یک شرکت خصوصی و یا اداری خواهد داشت. این زیبایی در نگاه اول برای مراجعه کننده مطلوب خواهد بود ولی در واقع اثر اصلی را روی مصرف کننده مبلمان اداری یعنی کارکنان آن شرکت می‌گذارد. کارکنان یک اداره وقتی اهمیت فعالیت خود را مشاهده می‌کند که توسط مدیران آن شرکت، بهترین امکانات برایشان فراهم شود. در نتیجه با بالا رفتن روحیه شخصی و تیمی اعضای شرکت، بهره‌وری شرکت نیز بالاتر می‌رود و خستگی کمتری در حین کار روی عملکرد آنها تأثیر می‌گذارد.
رعایت استاندارد در شرکت‌ها فقط به این موارد محدود نمی‌شود
علاوه بر انتخاب درست مبلمان اداری توسط مدیران شرکت‌ها، کارکنان نیز در استفاده و نگهداری درست مبلمان اداری باید نکاتی ا رعایت کنند.
به عنوان مثال، تمیز نگه داشتن مبلمان اداری مخصوصاً میزهای چوبی، از نکات مهم در نگهداری درست تجهیزات اداری است. عدم استفاده از وسایل خیس و مرطوب روی میزها، استفاده درست از کشو‌های ریلی به منظور بالا رفتن دوام آنها، استفاده درست از صندلی اداری به هنگام کار روزانه و یا باز و بسته کردن درست کمدهای ریلی، موارد مهمی است که باعث می‌شود کارایی مبلمان اداری بالاتر از حد معمول باشد.
از این رو مدیران شرکت‌ها می‌توانند علاوه بر خرید محصولات با کیفیت و همچنین دارای کارانتی معتبر شرکتی، آموزش‌های لازم جهت استفاده درست و نگهداری مبلمان اداری را با کارکنان خود به اشتراک بگذارند. این آموزش‌ها می‌تواند توسط مدیران شرکت و یا یکی از اعضای شرکت تولید کننده مبلمان اداری مثل کارشناس فروش آن شرکت به کارمندان داده شود. همچنین مدیران شرکت‌ها می‌توانند با ایجاد فضای مناسب برای استفاده راحت از مبلمان اداری، از آسیب‌های وارده احتمالی جلوگیری کنند. اگر در اتاقی فضای کافی برای قرارگیری میز و صندلی اداری به حد کافی موجود نیست، نباید با استفاده از تعداد زیاد میز و صندلی هم فضای استاندارد اتاق را از بین ببرند و هم باعث ایجاد آسیب در میز و صندلی اداری به واسطه برخورد آنها به یکدیگر شوند.
همچنین استفاده از نظر و مشارکت کارمندان به هنگام خرید مبلمان اداری، کمک شایانی به رعایت و حفظ استانداردهای لازم برای ایجاد یک فضای اداری مطلوب می‌شود. بنابر این به مپیران شرکت‌های مختلف توصیه می‌شود قبل از خرید مبلمان اداری، حتما با کارمندان و اعضای دخیل در آن شرکت، تبادل نظر کرده و نیازهای آنان را درنظر بگیرند.
ایجاد یک فضای خالی در هر شرکتی برای قدم زدن و یا نرمش‌های حین کار روزانه بسیار توصیه می‌شود. این فضای خالی ممکن است در هر اتاق به میزان کارکنان آن اتاق و یا یک اتاق بژرگ خالی برای همه‌ی کارمندان باشد. وجود ورزش و نرمش حین کار برای جلوگیری از گرفتگی عضلات، به افزایش کارایی و بهره‌وری کارمندان کمک شایانی می‌کند.
شما در سایت اداران ست می‌توانید محصولات مختلف اعم از صندلی اداری، میز اداری، مبل اداری و نیم ست های مدیریتی، کمدهای مخصوص بایگانی و هر آنچه را که برای تجهیز یک فضای اداری نیاز دارید را با بهترین کیفیت و قیمت مناسب مشاهده کرده و خریداری کنید. مشاوران فروش سایت اداران ست همواره در تلاشند که بهترین‌ها را برای شما عزیزان در نظر گرفته و بهترین خدمات را به شما ارائه دهند.
